L’implementazione di un sistema di gestione ambientale o della sicurezza sui luoghi di lavoro, conforme, rispettivamente, alla norma internazionale ISO14001:2015 o ISO45001:2018, implica, tra l’altro, nell’ambito dello sviluppo di un Sistema di Gestione Ambientale conforme allo standard ISO14001,  l’obbligo di “determinare e avere accesso agli obblighi di conformità relativi ai propri aspetti ambientali”, determinando altresì “come questi obblighi di conformità si applicano all’organizzazione”, tenendone conto nell’implementazione del sistema di gestione medesimo e, in definitiva, mantenendo “…informazioni documentate dei propri obblighi di conformità” (punto 6.1.3., ISO14001:2015). Consultando la Guida all’uso della norma di cui all’Allegato A alla norma medesima apprendiamo, inoltre, come detti “obblighi di conformità” finiscano, invero, per identificarsi (non esaustivamente) con “ i requisiti legali che un’organizzazione deve soddisfare” i quali possono comprendere, “…se applicabili: a) requisiti da enti governativi o altre autorità pertinenti; b) leggi e regolamenti nazionali e locali; c) requisiti specificati in permessi, licenze o altre forme di autorizzazione; d) ordini, regole o linee guida da agenzie regolatorie; e) sentenze di corti o tribunali amministrativi” (punto A.6.1.3., primo cpv., Allegato A, norma ISO14001:2015).

La norma ISO45001 sullo sviluppo di un Sistema di gestione della Sicurezza sui luoghi di lavoro risulta, al riguardo, ancora più esplicita, prevedendo che l’organizzazione dovrà stabilire, implementare e mantenere uno o più processi volti a “a) determinare e avere accesso ai requisiti legali aggiornati e ad altri requisiti applicabili ai suoi rischi, ai rischi per la SSL e al sistema di gestione per la SSL; b) determinare come questi requisiti legali e altri requisiti si applicano all'organizzazione e cosa deve essere comunicato;c) tenere conto di questi requisiti legali e di altri requisiti al momento di stabilire, implementare, mantenere e migliorare continuamente il proprio sistema di gestione per la SSL.” Anche in tal caso l’organizzazione dovrà “…conservare informazioni documentate sui propri requisiti legali e altri requisiti e deve garantire che siano aggiornate per riflettere eventuali modifiche.” (punto 6.1.3., ISO45001:2018).

Anche la Guida all’uso di tale norma, Allegato A, esplode il concetto affermando che:

“a) I requisiti legali possono includere: 1) normativa (nazionale, regionale o internazionale), inclusi statuti e regolamenti; 2) decreti e direttive; 3) ordini emessi dalle autorità di regolamentazione;4) permessi, licenze o altre forme di autorizzazione; 5) sentenze di tribunali o tribunali amministrativi; 6) trattati, convenzioni, protocolli; 7) contratti collettivi di lavoro.

6. b) Altri requisiti possono includere: 1) i requisiti dell'organizzazione;2) condizioni contrattuali; 3) contratti di lavoro; 4) accordi con le parti interessate; 5) accordi con le autorità sanitarie; 6) standard non normativi, standard di consenso e linee guida; 7) principi volontari, codici di condotta, specifiche tecniche, carte; 8) impegni pubblici dell'ente o del suo ente capogruppo.” (A.6.1.3 Determinazione dei requisiti legali e altri requisiti)

            Da quanto precede palesa come tanto nell’implementazione e sviluppo di un sistema di gestione ambientale conforme alla norma ISO14001:2015, che per quanto riguarda lo sviluppo e implementazione di un sistema di gestione della sicurezza sui luoghi di lavoro conforme allo standard ISO45001:2018, l’organizzazione dovrà verificare, tra l’altro, la normativa del caso, ambientale o della sicurezza, ad essa applicabile e conservare tali “informazioni documentate”.

            Ora per implementare tale tipo di strumento appare essenziale disporre innanzitutto di una valida fonte informativa relativa alle leggi e altre fonti cogenti che potrebbero impattare sull’attività esercitata dall’azienda (rectius “organizzazione”) del caso. Al riguardo il mercato può offrire validi strumenti sia intermini di pubblicazioni periodiche, che attraverso news letter da parte di consulenti di settore, professionisti  etc.

            Lo step successivo diviene, quindi, la raccolta e catalogazione di tale normativa in un registro ad hoc, noto sul mercato come “Registro delle leggi applicabili”.

            Il Registro delle Leggi applicabili, talvolta identificato con l’acronimo “REGLEG” altri non è che una raccolta ragionata della normativa, ambientale o della sicurezza sul lavoro (o entrambe), applicabile all’organizzazione del caso.

            Un Registro efficace dovrebbe, naturalmente, venire aggiornato tempestivamente ad ogni variazione del quadro normativo di riferimento. La traduzione della norma in adempimenti dovrebbe portare, successivamente, all’elaborazione di apposite Check list ad uso audit interno.

Collegato al Registro dovrebbe, inoltre, essere uno Scadenzario identificativo delle eventuali date entro le quali le prescrizioni entreranno in vigore.

            Il REGLEG potrà, infine, arricchirsi di adempimenti vari, generati da altre fonti di adempimenti cogenti per l’organizzazione, quali, oltre a sentenze della Corte di cassazione o del Consiglio di Stato particolarmente importanti, anche eventuali circolari ministeriali, interpelli o prassi applicative relative al processo ed esternalità negative del caso.

Avv. Marco Fabrizio

Con la Legge 5 giugno 2020, n. 40, di conversione del D.L. 8 aprile 2020, n. 23, “Misure urgenti in materia di accesso al credito e di adempimenti fiscali per le imprese, di poteri speciali nei settori strategici, nonche' interventi in materia di salute e lavoro, di proroga di termini amministrativi e processuali.”

Con il D.P.C.M. 26 aprile 2020, “Ulteriori disposizioni attuative del decreto-legge 23 febbraio 2020, n. 6, recante misure urgenti in materia di contenimento e gestione dell'emergenza epidemiologica da COVID-19, applicabili sull'intero territorio nazionale.” (pubblicato in Gazzetta Ufficiale n.108 del 27-4-2020)